Las características esenciales para un informe de desempeño son las siguientes:
1)
El desempeño se clasifica por las
responsabilidades que se asignan. El informe debe ser exactamente de
conformidad con la estructura organizacional. Debe formularse un informe
diferente para cada casilla del organigrama a fin de que reporte el desempeño
de acuerdo con la autoridad y responsabilidad asignada.
2)
Se designan los conceptos que son controlables y
los no lo son. Estos dos grupos deben preciarse con claridad pues el desempeño
de un gerente debe medirse de una manera razonable y justa.
3)
Se formulan informa oportunos. Para que el
control se eficaz, los informes de desempeño deben emitirse por periodos
secundarios o provisionales esto es, sobre una base mensual, semanal o, en
algunos casos, diaria. Para que sean útiles y efectivos, los informes de
desempeño deben presentarse a los gerentes y supervisores responsables unos
cuantos días después del fin del periodo que se cubre. Los informes se reciben
con semanas de atraso son de escaso valor, pues, para entonces, el supervisor
se ve envuelto en demasiados problemas como para preocuparse mucho por una
serie de sucesos históricos que ya no pueden cambiar. Este aspecto fundamental
entraña también la insinuación de que la acción de control, si ha de ser
eficaz, debe ocurrir inmediatamente después de la identificación de las causas
del problema. Cuanto mas tiempo se aplace la acción de control, mayor será el
efecto financiero desfavorable que se produzca. Son convenientes las actividades
de seguimiento a) para determinar la efectividad de la acción de control y b)
para establecer la base sobre la cual pueda mejorarse la eficiencia. Al igual
que las acciones de control, las actividades de seguimiento deben ser oportunas
y las decisiones apoyadas en lo que se haya detectado deben ponerse en práctica
cuanto antes.
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